Eerste week checklist

De eerste week gebruikt u om de assistent te kalibreren op echte bellers. Controleer dagelijks een paar gesprekken en pas bedrijfsinformatie of routes aan waar nodig.

Dagelijks controleren

• Zijn belangrijke gesprekken opgevolgd?
• Zijn spoedmeldingen goed herkend?
• Zijn afspraken compleet vastgelegd?
• Kloppen namen, adressen en tijden?
• Vraagt de assistent niet te veel tegelijk?
• Zijn er bellers die duidelijk een medewerker wilden spreken?

Let op rode fouten

Pak deze fouten direct aan:

• afspraak bevestigd zonder naam, adres of tijd
• spoed niet herkend
• verkeerd of verzonnen antwoord gegeven
• beller bleef vastlopen zonder fallback
• melding kwam niet bij de juiste persoon aan

Verbeteren per gesprek

Als een gesprek niet goed ging, bepaal dan of de oorzaak lag in:

• ontbrekende kennisbankinformatie
• onduidelijke openingstijden
• verkeerde spoedregel
• onduidelijke begroeting
• agenda of meldingsinstelling

Pas daarna gericht een instelling aan en test opnieuw.

Wanneer is de pilot geslaagd?

Een eerste pilot is gezond als de meeste simpele gesprekken bruikbaar worden afgehandeld, spoed correct wordt doorgezet en uw team minder losse telefoontjes hoeft terug te zoeken.